Foarte multe lucruri esentiale nu le invatam in anii de studiu. Nu ne va explica nimeni ce este viata, unde ne ducem dupa ce murim sau ce este timpul.
Ne confruntam cu un paradox. Desi o mare parte dintre noi purtam la mana instrumentul suveranitatii timpului, continuam sa ne intrebam “ce este timpul?”, “cum se masoara?”, “de ce depindem atat de mult de el?”
Pentru a intelege timpul putem sa incercam si un mic joc in care sa inlocuim cuvintele “timp” si “viata” intre ele.
n-am timp peste …. – n-am viata pentru
imi lipseste timpul… – imi lipseste viata
imi pierd timpul… – imi pierd viata
sa imi organizez bine timpul… – sa imi organizez bine viata
Lista poate continua pana la infinit. Daca ar fi sa analizam perspectiva fascinanta a filosofilor ne amintim ca si Sfatul Augustin a incercat sa defineasca timpul: ”daca nimeni nu ma intreaba, stiu ce este, dar daca trebuie sa explic cuiva, nu o pot face”. Asadar cati dintre noi ar putea sa dea o definitie clara a timpului? Cu siguranta foarte multi nici nu am incercat sa facem asa vreodata.
Emil Cioran la randul sau s-a intrebat ce poate fi timpul: ”misiunea mea este sa imi omor timpul, iar a lui este sa ma omoare pe mine. Ne intelegem bine, ca intre asasini.” Si Cioran are dreptate. Timpul fara organizare, planificare, programare, ne va omori, vom face totul si defapt nimic. Fara toti acesti trei piloni ai managementului timpului devenim “ocupati fara ocupatie”.
Insa nu prea ne intereseaza acum viziunea filosofica asupra timpului ci una care tinde spre stiinta, practica. Timpul este acel ceva prin care se masoara transformarea. Keynes ne aminteste ca pe termen lung suntem cu totii morti.
Inainte de a se inventa ceasul, clepsidra, timpul se masura cu ajutorul reumatismului articular, al apei statatoare sau al metalului lustruit.
Pe scurt, managementul timpului mai inseamna pe langa acei trei piloni amintiti mai sus si automanagement. De ce automanagement? Pentru ca fara o imbunatatire a abilitatilor spre o mai buna planificare a sarcinilor, delegare a responsabilitatilor, nu vom reusi sa gestionam cea mai importanta resursa a noastra, timpul.
Managementul timpului nu este doar o stiinta, o practica ci este si o arta. Este arta omului care stie, poate, vrea sa prioritizeze. Absolut toate activitatile pe care le avem (scoala, munca ) inseamna ore in plus luate din timpul nostru.
Este cu siguranta si o abilitate strict personala. Asa cum “tu” stii ca poti gati dar in schimb nu poti repara un computer, asa stii si care sunt orele de capacitate maxima, orele de somn si de masa. Oricat de multe tehnici, metode, tactici pot exista atat in practica managementului general, de proiect sau in literatura de specialitate motivationala, doar tu stii exact ce trebuie sa faci, pentru ca fiecare om are metoda lui proprie.
Managementul timpului este important in orice profesie. Puteti observa ca in absolut orice activitate, modul in care va organizati timpul ii va influenta direct si pe cei din jurul vostru. Daca, de exemplu, lucrati cu un manager care tot timpul vine si va bate la usa biroului si va intreaba “e gata?”, “mai ai?” sau tranteste toata ziua, este suparat, ofticat mereu, toti angajatii vor lucra fara chef, iar rezultatele vor aparea mult mai tarziu.
Asadar merita sa faceti efortul sa va alocati initial timpul dezvoltarii anumitor instrumente personale care sa va ajute la organizarea eficienta a timpului astfel incat sa va atingeti cu brio obiectivele.
V-ati gandit vreodata ca exista hoti si in managemetul timpului? Hotii de timp care ne impiedica sa terminam treaba. Dupa cum spuneam si mai sus, organizarea timpului nostru are impact si asupra celor din jur, atat in mod negativ cat si in mod pozitiv. Hotii de timp pot fi oamenii care nu stiu sa isi delege sarcinile sau elementele, lucrurile care ne inconjoara.
Sa ne gandim in primul rand la cele clasice cum sunt: telefonul, televizorul sau internetul. Ce ne mai suna telefonul toata ziua!! Ne apucam de treaba si incepe “tarrr”, “tarr”! ce facem? Ne intrerupem activitatea si ii raspundem prietenei care se plictiseste singura la cafea? Ah, ce bine ne-ar prinde iar o pauza! Ei bine, un lucru inceput trebuie terminat. O pauza ne va fura si ideile. Exista si posibilitatea sa fie un telefon important, insa aveti grija sa nu se lungeasca, oamenilor le place sa se planga, sa atraga atentia asupra lor. La toti ne e greu la un moment dat.
Daca vrem sa facem dintr-o ora 70 de minute nu e bine in niciun caz sa desfasuram doua activitati simultan. Nu ne va iesi niciuna bine. E valabil si pentru cei care invata cu televizorul deschis! Serios vorbind, de cate ori nu ati terminat prin a inchide caietul si urmari un serial ?
Mai amintim printre hotii de timp si lipsa de delegare, prioritatile neclare, intalnirile prea lungi sau amanarea sarcinilor, incapacitatea de a spune “nu”!
Vorbind de metodele folosite in managementul timpului avem organizarea, planificarea si programarea.
Toate trei sunt foarte importante si sunt in stransa legatura. Este bine sa ne organizam activitatile din timp pentru a evita anumite imperfectiuni ce pot aparea.
Scriitorul de literatura motivationala Brian Tracy ne vinde cateva ponturi. Nu avem doar un singur lucru de facut intr-o zi, eventual avem o sarcina majora, dar in jurul ei se invart hotii de timp asa ca putem lua o agenda si sa notam astfel:
A – activitatile foarte importante
B – activitati relativ importante ( mai putin importante decat cele de la A)
C– sarcini pe care le avem de facut, insa pe care daca nu le duc la bun sfarsit nu vor avea niciun impact
D – responsabilitati pe care le putem delega altcuiva
E – activitati deloc importante, care pot fi chiar eliminate.
Desi poate vi se pare ciudat, insa studiile au aratat ca pentru fiecare minut petrecut in a ne organiza, planifica, programa timpul, castigam de fapt 4 minute atunci cand vine momentul sa punem in practica activitatea pe care o avem de desfasurat.
Acum nu o sa ne trezim dimineata si o sa incepem sa ne desenam diagrama lui Gantt, cu precedente sau sa face analize SWOT, P.E.S.T sau fise de avaluare. Aceste tehinici sunt folosite in practica organizational. La nivel personal putem folosi spreedshiturile, clasificarea obiectivelor sau mind mappingul.
Este foarte adevarat ca de multe ori avem senzatia ca nu avem timp de nimic, ca timpul zboara si n-am realizat nimic. Ajunsi seara acasa ar trebui sa ne intrebam ce am luat si ce am dat de la acea zi. De multe ori ne-am raspuns “nimic”. Parca mergem teleghidati dupa “nimic”. De ce asta cand am putea sa incetam sa ne pierdem timpul aiurea?
Traim intr-un secol al vitezei in care tehnologia avanseaza foarte mult si foarte repede. Ceea ce inseamna ca avem “n” posibilitati sa ne rezolvam toate sarcinile, obligatiile in timp util, ba chiar ne-am putea face timp si pentru activitati de tipul “E”.
V-ati gandit insa ca pentru a putea termina ce ne place trebuie sa ne apucam de ce nu ne place. Este exact ca atunci cand ne intrebam “ce sa fac, sa ies in club sau sa termin curatenia, sa ma apuc de invatat?” De cate ori n-ati ales sa dormiti ca sa fiti fresh in club. Dar nu cumva dormiti si inainte si dupa? Asta nu inseamna ca nu trebuie sa iesim in club cu prietenii, insa activitatile de genul asta se bat cap in cap.
Revenind la organizarea timpului, incepand cu ce nu ne place. Un motiv pentru care nu reusim sa ducem la capat lucrurile pe care le avem de facut este abilitatea de a determina prioritatile. O persoana care isi stabileste prioritatile va fi cu mult peste cea care vorbeste mult, se invarte in cerc si nu face de fapt nimic.
Daca de exemplu, am servi dimineata in loc de o cafea sau in loc de lapte cald cu cereale o broasca cu viermi verzi pe langa ?! Am ramane toata ziua cu ideea ca nimic rau nu mi se va mai intampla si ca voi trece mult mai usor peste alte impasuri care de cele mai multe ori sunt lucruri marute.
Oamenii au tot timpul tendinta sa exagereze, sa vada problemele venind naucitor. Dar daca am avea de ales intre a ne plimba si a manca viermi? Mergem pana la capat si alegem ceea ce ni se pare mai dificil.
Sunt tineri care se angajeaza pentru prima oara si tind tot timpul sa se panicheze. Sa ne gandim la o tanara care se angajeaza pe un post de front desk intr-o companie care are capital strain. Clientii sunt, evident, mereu nemultumiti. Ea stie de la inceput ca va dirija centrala telefonica, insa pana in acel moment nu a mai facut asta. Ea este cea care intra prima in contact cu persoanele nemultumite.
Nu o va ajuta cu nimic sa stea cu ochii pe telefon toata ziua, panicata, intrebandu-se cand va suna si daca suna “eu ce zic?”. O astfel de atitudine transforma acel telefon intr-un “Bau Bau”.
Secretul consta in a ataca de la inceput sarcina care ni se pare cea mai dificila, fara a sta prea mult pe ganduri, fara a face altceva inainte. Amanarea este propriul dusman.
Daca secretara noastra nu actioneaza asa, va ramane in cel mai bun ca o secretara toata viata, ori va ajunge somera.
Studiile au tot demonstrat ca oamenii aflati pe pozitii de executie sunt cei care sunt inclinati catre actiune, ba mai mult decat atat, sunt oameni care s-au antrenat sa lucreze constant si concentrat.
Si cum orice lucru are o solutie, este momentul sa acceleram progresul. Trebuie sa devenim o persoana orientata spre actiune, fiindca prin actiune se intelege performanta, productivitate, progres. Cand avem parte de beneficii? Cand servim mai intai laptele cu cereale si lasam la final viermii pe seama altcuiva, ii ascundem sau atunci cand mancam viermii si la final stingem gustul insuportabil cu o cana de cafea?!
Solutia sta in noi si stim asta. Noi trebuie sa ne vedem ca pe niste persoane care pot rezolva usor orice problema aparuta cu eficienta. Imaginea mentala are cel mai mare efect asupra comportamentului nostru.
Jim Cathcart spunea la un moment dat intr-un discurs de al sau: “Persoana pe care o vezi este persoana care vei fi!”
Capacitatea omului de a invata lucruri noi, de a se autostimula nu este limitata asa cum isi imagineaza multa lume. De asta auzim de mici: ”du-te sa vorbesti cu X ca nu te mananca”. Mama nu o sa fie toata viata langa noi sa ne manance viermii.
In plus nu exista “nu pot”, exista doar “vreau”.
